Co powinno znaleźć się na identyfikatorze pracownika obsługującego klienta?

Identyfikator pracownika pozwala klientowi szybko zorientować się, kto jest kim i kogo może on ewentualnie prosić o pomoc. Od początku upraszcza to komunikację i zachęca do bezpośredniego kontaktu. Oznaczenie personelu wskazuje na profesjonalizm oraz gotowość do ponoszenia odpowiedzialności. Jakie zatem informacje powinien zawierać identyfikator pracownika obsługującego klienta? Sprawdzamy to.

Co daje samo imię na identyfikatorze pracownika?

Punktem wyjścia przy ustalaniu treści identyfikatora powinna być zasada minimalizacji danych. UODO przypomina, że zakres przetwarzanych informacji należy ograniczać do tego, co potrzebne do konkretnego celu. Jeżeli do sprawnej obsługi wystarczy imię, nie trzeba automatycznie dodawać nazwiska. Taki wariant dobrze sprawdza się w gastronomii, handlu, punktach usługowych, na warsztatach czy mniej formalnych wydarzeniach. Ułatwia zwrócenie się do obsługi po imieniu, a zarazem ogranicza dane widoczne dla każdego klienta. Ma to wartość również tam, gdzie personel styka się z napastliwymi osobami. Krótki zapis można ponadto umieścić większą czcionką, dzięki czemu pozostaje czytelny z kilku kroków.

Kiedy identyfikator w obsłudze klienta powinien mieć imię i nazwisko?

Imię i nazwisko warto umieścić na identyfikatorze wtedy, gdy kontakt wymaga jednoznacznego wskazania osoby reprezentującej firmę. Dotyczy to konferencji, targów branżowych, spotkań B2B oraz stanowisk, na których jedna osoba prowadzi konkretną sprawę klienta. Pełne dane ułatwiają też późniejsze odnalezienie rozmówcy w firmowym katalogu lub serwisie zawodowym, dlatego sprzyjają networkingowi. Przy większej rotacji personelu praktycznym rozwiązaniem są identyfikatory 3D z okienkiem wyposażone w system umożliwiający wymianę karteczki z danymi. Stała część oznaczenia pozostaje wtedy bez zmian, więc nie trzeba wykonywać całej plakietki dla każdej nowej osoby.

Czy oznaczać stanowisko pracownika obsługi klienta na plakietce?

Kolejnym elementem, który warto dodać na identyfikatorze pracownika, jest stanowisko albo funkcja zrozumiała dla klienta. Określenia Doradca klienta, Recepcja, Serwis czy Kierownik zmiany od razu wskazują, do kogo zwrócić się w konkretnej sprawie. Takie oznaczenie pomaga zwłaszcza w większych punktach obsługi, hotelach, salonach sprzedaży i podczas wydarzeń, gdzie pracuje kilka zespołów. Odradzam przenoszenie na plakietkę długiej nazwy stanowiska używanej wyłącznie wewnątrz organizacji. Lepiej zastosować krótkie określenie odpowiadające zadaniom wykonywanym wobec klienta, ponieważ to właśnie tej informacji potrzebuje osoba szukająca właściwego pracownika.

Dlaczego logo i nazwa firmy na identyfikatorze to podstawa?

Logo lub nazwa firmy na identyfikatorze 3D pozwalają klientowi od razu ustalić, kogo reprezentuje pracownik. Ma to szczególne znaczenie na targach, konferencjach oraz w miejscach, w których jednocześnie działa kilka podmiotów. Plakietka staje się też częścią identyfikacji wizualnej, podobnie jak odzież personelu oraz inne gadżety reklamowe danej firmy. Z tego względu dbamy o jakość nadruku. Na przykład identyfikatory 3D pokrywamy warstwą żywicy poliuretanowej. Trzeba sobie zdawać sprawę, że niedbale wykonane oznaczenie rzutuje bardziej na firmę niż na osobę, która je nosi. Poza tym radzimy, aby tworzywo plakietki dobrać do charakteru działalności. Przykładowo, drewno pasuje do marek związanych z naturą, a identyfikatory grawerowane z laminatu, np. do banku lub korporacji. Z kolei, gdy organizujesz jednodniowy piknik na osiedlu, to wystarczające i bardziej ekonomiczne będą modele tekturowe.

Na identyfikatorze pracownika obsługującego klienta powinny znaleźć się informacje potrzebne do szybkiego rozpoznania osoby i jej roli. Zakres danych warto ograniczyć do celu plakietki, a układ treści dopasować do miejsca pracy i sposobu kontaktu z klientem. Sprawdź dostępne rodzaje identyfikatorów i wybierz wariant odpowiedni dla swojego zespołu.